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Informativa ex art. 13 del Regolamento europeo n. 16/679

Informativa ex art. 13 del Regolamento europeo n. 16/679

Le Società ACTL e Recruit Srl (di seguito le Società), in qualità di Contitolari del trattamento dei dati personali, con sede in Via Duccio Di Boninsegna, 21 Milano, e Via Alvise Cadamosto 7, Milano, tramite i siti www.actl.it, www.sportellostage.it, www.recru.it e www.jobfarm.it, hanno come obiettivo la tutela della privacy dei propri utenti e si impegnano affinché il trattamento dei dati personali si svolga secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza e nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali nonché della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.

Nel prestare i nostri servizi, entriamo necessariamente in possesso di informazioni e dati personali: intendiamo, perciò, qui di seguito, illustrare un’adeguata informativa ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”.

Si precisa, sin da subito, che, in ogni momento, potrà essere richiesta la modifica o la cancellazione dei dati inseriti scrivendo alla e-mail info@sportellostage.it e info@recru.it e più in generale l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR 679/16 a cui, se possibile sarà dato corso, come meglio dettagliato al punto 9.

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1. Che dati trattiamo I dati personali trattati variano a seconda del servizio richiesto dall’interessato. Tali dati sono: dati anagrafici, dati presenti nel CV e nella eventuale videopresentazione, risultati delle attività formative ed altri dati che l’interessato rende disponibili (eventuali anche dati particolari). Si invitano pertanto gli interessati a rendere disponibili (ad esempio nel CV) i soli dati di interesse per la valutazione della candidatura. I dati di contatto sono forniti o ricevuti dall’interessato in occasione di:

• Iscrizione al portale Job Farm Go all’interno dei siti sopra citati;
• Candidatura, iscrizione a selezione per offerte di lavoro/tirocinio (che possono prevedere anche un video del/della candidato/a);
• Candidatura, iscrizione, eventuale selezione a corsi anche finanziati;
• Richieste da parte dell’interessato.
• Contatti diretti ottenuti a seguito della partecipazione ad eventi, ecc.;
• Contatti diretti a seguito dell’invio di richieste tramite l’indirizzo di posta elettronica presente sui siti internet;
• Risposta, da parte dell’interessato, alle inserzioni pubblicate sui portali job board utilizzati dai Titolari;
• Risposta a richieste pervenute tramite telefonate o email;
• Richieste di informazioni commerciali;
• Richieste tramite i siti internet sopra citati o tramite il sito internet di fornitori, clienti, partner, altri soggetti;
• Trasmissioni e transazioni successive all’ordine di fornitura del servizio o del bene (fornito/acquistato);
• Inviti ad eventi relativi ad iniziative commerciali, fiere, eventi, ecc.

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2. Per quali finalità: Le Società, tramite i siti www.actl.it, www.sportellostage.it, www.recru.it e www.jobfarm.itraccolgono informazioni e dati personali in fase di registrazione ai siti e in caso di successiva modifica degli stessi (quali, in relazione alla finalità del trattamento, nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di residenza/domicilio, Codice Fiscale, qualifica professionale, altri dati desumibili dal CV), per le seguenti finalità:

• 1.Raccolta e diffusione dei curricula ed eventuale video di presentazione del candidato, per l’incontro della domanda e dell’offerta di stage/lavoro;
• 2.Informazione, eventuale selezione ed iscrizione ai corsi di formazione;
• 3.Effettuare statistiche e ricerche di mercato al fine di comprendere meglio le esigenze degli utenti e per poter ottimizzare il servizio offerto. In tal caso i dati saranno utilizzati in forma anonima.
• 4.Invio di materiale informativo sul tema lavoro e formazione e sui servizi erogati da ACTL e Recruit e sottoscrizione a servizi specifici (in via esemplificativa e non esaustiva newsletter)
• 5. Gestione dell’eventuale contenzioso e tutela dei diritti di ACTL e/o Recruit;

la registrazione ai servizi presuppone in ogni caso la presa visione ed accettazione dei termini di utilizzo e dell’informativa sulla privacy delle Società.
L’interessato può rifiutarsi di conferire alle Società i suoi dati personali per le finalità 1, 2, 3 e 5. Un eventuale rifiuto al conferimento, e conseguentemente la mancata registrazione, comporta l’impossibilità, in tutto o in parte, di erogare i servizi.
Il mancato consenso per la finalità 4 non esclude l’erogazione del servizio.

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3. Base giuridica e soggetti destinatari: I dati saranno comunicati, come meglio dettagliato al punto 6, ai dipendenti/collaboratori delle Società, ai loro fornitori ai cliente, delle aziende ospitanti lo stage e di quelle che offrono opportunità di lavoro/stage, del partner, di altri soggetti che dovranno contattare gli interessati per permettere, ai sensi dell’art. 6.1, lett. b), c) (trattamento ai fini dell’esecuzione di un contratto o misure precontrattuali o per adempiere a un obbligo legale) del GDPR:

• L’erogazione dei servizi;
• L’esecuzione del contratto di cui ciascun soggetto è parte;
• L’esecuzione di misure precontrattuali o post contrattuali adottate su richiesta del fornitore, del cliente, del partner, di altri soggetti o delle Società ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del GDPR;
• L’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6.1, lett. c) del GDPR)
• Tutti i relativi adempimenti fiscali e contabili, nonché gestori di portali al fine di promuovere i servizi erogati

Per la finalità 4 la base giuridica è rappresentata dal consenso ai sensi dell’art. 7.

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4. Come trattiamo i dati: I dati degli interessati verranno trattati nel rispetto dei principi di liceità correttezza e trasparenza, utilizzando strumenti manuali o automatizzati anche mediante l’inserimento in banche dati, elenchi e liste idonei alla memorizzazione, gestione e trasmissione dei dati, nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle predette finalità.
   Il trattamento sarà effettuato con le seguenti modalità:

• Operazioni di registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modifica, utilizzo, diffusione e cancellazione dei dati;
• Comunicazioni e diffusioni dei dati.
• La diffusione dei dati è limitata a quelli necessari per erogare il servizio volto all’incontro della domanda e dell’offerta di stage/lavoro

Le Società hanno previsto adeguate misure di sicurezza al fine di tutelare i dati delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti, come: firewall, antivirus, password di elevata complessità con cambio periodico.
I dati personali oggetto di trattamento saranno custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di adeguate misure tecniche ed organizzative, nonché idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta precedentemente illustrate.

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5. Perché la natura del conferimento dei dati è obbligatoria: Per le finalità 1 e 2 il conferimento di tali dati è obbligatorio per poter usufruire dei servizi offerti dalle Società previsti al punto 2.
Le Società potranno infine utilizzare i dati personali raccolti (previa specifica autorizzazione) ai fini statistici o per effettuare ricerche di mercato, in forma anonima, al fine di comprendere meglio le esigenze degli utenti e per poter ottimizzare il servizio offerto (finalità 3). Si precisa che dette ricerche di mercato e detti studi verranno effettuati utilizzando dati anonimi.

Per la finalità 4 i dati sono trattati previo consenso; mentre per la finalità 5 la base giuridica è il legittimo interesse dei Titolari e per l’adempimento alla normativa.

Per quanto riguarda la richiesta del video di presentazione dell’interessato, di cui alla finalità 1, esso non è da considerarsi vincolante, ma una opportunità offerta al candidato al lavoro/stage, per poter meglio presentare la propria candidatura. Il video non è diffuso, ma verrà comunicato solo alle aziende interessate a valutare il profilo del candidato, nessun altro uso è previsto. Il candidato deve seguire le linee guida che gli verranno fornite in fase di contatto post candidatura; i Titolari si riservano di non comunicare il video a loro insindacabile giudizio.

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6. Quali sono le categorie dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: Per la finalità 1 i dati potranno essere comunicati ad aziende, enti, istituti ed organizzazioni che usufruiscono dei servizi offerti dalle Società sia sul territorio italiano che all’estero per finalità di selezione e di promozione di stage e lavoro, nel caso di iscrizione ad attività formative o selezione i dati potranno essere comunicati a partner, enti finanziatori.
   Per tutte le finalità potranno, poi, essere comunicati ai lavoratori delle Società e ad alcuni soggetti esterni che con essi collaborano, sempre nel rispetto delle finalità indicate di cui al punto 2. In particolare, si tratta di dipendenti/collaboratori che, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, sono stati legittimati a trattare i dati personali, formati a farlo nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare.

Ai dati potrebbero accedere (per finalità di assistenza sugli applicativi software, sulle rete informatiche e per la connettività) i tecnici, consulenti esterni o incaricati di società esterne che forniscono tali servizi; soggetti che esercitano attività di controllo sull’operato delle Società (a titolo di esempio: Revisori dei conti, Organismo di Vigilanza, personale degli enti di certificazione ecc.). Infine, potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento, ove richiesto, è disponibile presso le sedi delle Società sopra indicate.
Le Società, tramite i siti www.sportellostage.it, www.recru.it, www.jobfarm.it e go.jobfarm.it potranno rendere noti a terzi i dati personali raccolti solo per le finalità strettamente connesse ai servizi forniti.
I dati forniti potranno essere pertanto comunicati a:

• Professionisti, società o studi professionali che, per conto delle Società, svolgano attività di consulenza, assistenza, gestione contabile e fiscale
• Società terze per l’adempimento di obblighi contrattuali
• Istituti bancari per la gestione di pagamenti derivanti dall’esecuzione del contratto.
• Altri portali di recruiting on line con i quali le Società hanno collaborazioni attive al fine di promuovere la ricerca delle posizioni richieste
• Società che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto, smistamento e consegna delle comunicazioni e della corrispondenza per conto terzi.

Limitatamente al video di presentazione, eventualmente predisposto dall’interessato, i dati saranno gestiti con l’ausilio della piattaforma www.box.com; eventuali variazioni nella piattaforma utilizzata saranno comunicati tramite la variazione della presente informativa.

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7. Trasferimento dei dati all’estero: Anche se al momento tutti i soggetti che trattano i dati per conto delle Società come responsabili esterni del trattamento sono stabiliti all’interno dell’Unione Europea ovvero dichiarano il rispetto del GDPR, nel futuro potrebbe essere necessario conferire tali dati anche a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell’Unione Europea, in paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016. Le Società trasferiranno, eventualmente, i dati fuori dell’Unione Europea solo previa adozione delle precauzioni stabilite dal Regolamento Europeo e dopo aver ottenuto dai soggetti indicati le necessarie garanzie e con il consenso degli interessati.

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8. Per quanto tempo conserviamo i dati:

Le Società conservano e trattano i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, secondo quanto viene documentato nel Registro di trattamento. Il periodo di conservazione può variare in modo significativo in base a: le finalità, il tipo di dato trattato, gli obblighi di legge. Nel caso in cui i dati fossero trattati nell’ambito di un progetto finanziato, i tempi di conservazione potrebbero essere subordinati a quanto previsto dal bando dell’Ente finanziatore.
Quando non è più necessario conservare i dati personali questi verranno cancellati o deindicizzati o distrutti in modo sicuro in conformità alla nostra privacy policy.

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9. Quali sono i diritti esercitabili: Ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento, l’Interessato ha diritto e può, quando applicabile, esercitare i seguenti diritti:

­­­DIRITTI
a) Chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile
b) Ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
c) Ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
d) Ottenere la limitazione del trattamento;
e) Ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
f) Opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
g) Opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione.
h) Chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
i) Revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Gli stessi, ove da lei esercitabili potranno essere fatti valere scrivendo a info@sportellostage.it, info@recru.itspecificando l’oggetto della richiesta, il diritto che l’interessato intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.

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10. Accordo di contitolarità: L’interessato ha diritto di accedere ai contenuti essenziali dell’accordo di contitolarità tra le parti, previa verifica della legittimità della richiesta.
11. Proposizione di reclamo: L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato di residenza. Per avere maggiori informazioni sul diritto di proporre reclamo si può visitare la seguente pagina web: www.garanteprivacy.it
12. Responsabile della protezione dei dati:Ritenendo di primaria importanza la tutela dei dati personali degli interessati, le Società hanno nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO) che potrà essere contattato scrivendo all’indirizzo mail dpo@actl.ite dpo@recru.it per ogni tematica riguardante la protezione dei dati personali.

Aggiornamento a marzo 2022